Gerenciar processos é um esforço fundamental para qualquer organização contemporânea. Mas em que consiste um processo? A resposta é simples: Atividades pré-determinadas que, se realizadas na sequência esperada, alcançarão um objetivo estabelecido.
Essa abordagem da organização do trabalho pode trazer várias vantagens para um negócio. Em primeiro lugar, os gestores podem identificar gargalos nos processos e, em seguida, reorganizar as tarefas e suas interações para que o trabalho flua de forma mais natural.
Outro benefício é a facilidade para definir responsáveis por cada atividade, descrever funções e responsabilidades, planejar recursos para os processos e estimar o tempo necessário para que cada etapa seja concluída.
Tudo isso contribui para a eficiência operacional no varejo, trazendo vantagens também para o atendimento aos consumidores na linha de frente. Vale ressaltar, ainda, que os processos bem mapeados ajudam gestores e funcionários a compreenderem o papel que exercem em toda a cadeia de valor, facilitando o trabalho coletivo e estimulando um melhor desempenho das equipes.
Tudo isso contribui para que as operações da empresa ocorram de forma mais eficiente, reduzindo custos e otimizando a entrega de produtos e serviços aos clientes.
Por que os processos são importantes?
Como criar processos
Para criar os processos, primeiro sua empresa precisa mapear todas as tarefas realizadas em cada setor e como elas interagem entre si.
Na área de compras, por exemplo, um processo típico se inicia com etapas como a seleção de fornecedores e a tomada de preços. Em seguida, é preciso realizar uma ordem de compra e aguardar o recebimento dos produtos, o que então dá fim ao processo e inicia o processo de estoque, que passa pela identificação, armazenamento e distribuição dos itens para os pontos de venda.
Uma boa dica é desenhar os processos em um quadro, utilizando caixas que representam cada fase da operação e setas que indicam o fluxo e a direção das tarefas. Essa prática ajuda as pessoas a compreenderem o funcionamento das operações e do negócio ainda mais, além de facilitar a identificação de gargalos e de oportunidades de melhoria pelos gestores. Não hesite em afixar o desenho de um processo em locais visíveis aos funcionários interessados, como salas de reuniões, escritórios e outras áreas de circulação comum.
Até mesmo os menores negócios de varejo devem compreender que o levantamento de processos e a sua gestão no dia a dia podem se tornar tarefas desafiadoras. Isso porque o volume de negócios nesse segmento gera uma elevada quantidade de notas fiscais, boletos, ordens de compra, cupons fiscais e outros documentos, o que torna o uso da tecnologia indispensável para organizar e monitorar toda essa movimentação de forma mais ágil e precisa.
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