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Como escolher um sistema ERP para uma rede de lojas varejista?

Com alguma frequência, recebemos prospects em nossa empresa que desejam trocar de sistema. Mas têm muitas dúvida de como escolher um sistema ERP.

Quando iniciamos nosso processo de avaliação, via de regra, fica claro que vários deles ainda não sabem muito bem por que desejam trocar. Em outras palavras: desconhecem as causas e os objetivos que a empresa tem ao implantar um ERP.

Algumas causas são, contudo, bem frequentes:

Número 1 - Reclamações dos gerentes, usuários ou gerentes de loja.
Número 2 - Problemas de performance.
Número 3 - Problemas de estabilidade.
Número 4 - Problemas fiscais.

Todas, claro são legítimas e contribuem para o sentimento: "Temos que trocar de sistema". Mas a decisão é sempre bastante complexa.

Ao irem em frente na implantação do ERP (sistema integrado de gestão), dificilmente avaliam com profundidade o motivo da troca e, via de regra, correm o sério risco de errar novamente.

Sistemas integrados de gestão, por sua natureza são complexos e falíveis. Contudo, havendo um mínimo de estrutura no processo de escolha, esses riscos podem se minimizados.

Como escolher um sistema ERP?

Para começar a escolha de um sistema ERP para varejo, responda duas grandes perguntas:

Qual o seu problema imediato?
Mas também: quais os "outros problemas" que precisa resolver?

A primeira sugestão que fazemos a nossos clientes é elaborar uma lista, simples e direta.

Quais os problemas que os gerentes de área precisam resolver? Busque em cada área quais as principais "dores":

Compras
Estoque
Vendas
Entrega
Montagem
Assistência Técnica
Crédito
Financeiro
Fiscal
Contábil

Normalmente, aparecerão vários itens e isso irá ajudá-los entender quais os itens críticos que devem observar no novo sistema, como por exemplo:

Muitas interrupções;
Performance ruim (lentidão);
Faltam ferramentas para gerenciar Giro Estoque;
Faltam ferramentas para gerenciar Quebra de Vendas;
Faltam ferramentas para gerenciar Fraudes;
Faltam ferramentas para gerenciar Produtividade da Loja;
Faltam ferramentas para gerenciar Campanhas de Vendas;
Faltam ferramentas para gerenciar Fidelização de Clientes;
Rotinas atuais não Apuram Corretamente os Resultados;
Faltam ferramentas para melhorar Gestão da Equipe;
Faltam ferramentas para melhorar o atendimento dos Clientes;
Rotinas atuais não calculam corretamente os impostos;

A partir desse ponto, já começamos a ter um mínimo de entendimento dos problemas. Por incrível que pareça, os futuros fornecedores precisam disso para vender.

Eles aliás, se tiverem um mínimo de competência, irão investir um tempo significativo para descobrir as reais causas de sua insatisfação. Logo, você estará economizando o seu tempo e de outros.

Veja mais: O que é ERP e como saber se é hora de investir nesse software para sua empresa

Outra forma de contar com ainda mais informações e, assim, saber como como escolher um sistema ERP ideal para sua empresa, é fazendo um diagnóstico mais aprofundado.

Veja, neste vídeo, como fazer isso:

Mas como um bom sistema pode ajudar?

Obviamente, seguindo a "lista exemplo acima" poderíamos responder facilmente:

Redução das interrupções;
Melhora da Performance (lentidão);
Aumento de Giro Estoque;
Redução de Quebra de Vendas;
Redução de Fraude;
Aumento de Produtividade da Loja;
Aumento de Vendas;
Aumento na Fidelização de Clientes;
Apuração Correta dos Resultados;
Otimizando a Gestão da Equipe;
Melhora do atendimento dos Clientes;
Calculando corretamente os impostos;
Entre outros.

Contudo, apenas responder essas questões ou mesmo demonstrar isso é suficiente?

A resposta é simples. Não!

Mas onde erramos até agora?

Via de regra, a empresa que troca de sistema não se preocupa em levantar os requisitos mínimos necessários para sua operação. Em outras palavras, ela percebe claramente o que não funciona. Mas o que funciona, e muito bem?

Tão bem que ninguém se dá conta.

Então temos que saber: Quais são os processos empresariais que precisam funcionar em minha empresa?

Apesar de aparentemente trabalhoso, devemos passar pelos mesmos departamentos listando suas principais atividades, como

1. Departamento de Compras

Recebimento de mercadorias
Conferência
Planejamento de compras
Orçamentos
Compras
etc.

2. Departamento de Vendas

Venda balcão
Checkout
Crediário
etc.

Em poucos dias, você terá uma lista bem elaborada e terá portanto dois grandes blocos de informação:

Quais os problemas que o afligem hoje (Critérios).
Quais os processos que precisa suportar com o novo sistema (Escopo do Sistema).

Estes dois pontos são básicos. Sem eles, não há como escolher um sistema ERP. A avaliação fica frágil, o risco de uma má tomada de decisão é enorme e o sucesso passa a ser uma loteria.

Obviamente que não são os únicos pontos para ficar atento.

Um sistema ERP ideal pode ajudar sua empresa integrando várias áreas. Confira este infográfico que mostra alguns possíveis módulos de um sistema de gestão integrado ERP:

o que é Sistema Integrado de Gestão Empresarial

Quais as principais recomendações para fazer uma avaliação correta?

Obviamente, os principais são:

Lista de Processos (Escopo)
Problemas que pretende resolver (Critérios de Avaliação)

Além disso, sugerimos mais alguns cuidados para que quer saber como escolher um sistema ERP:

Dedicação - invista tempo da alta gestão nesse processo. Delegue o trabalho pesado mas não delegue a responsabilidade;
Especialização em Processos e Negócio - foco em fornecedores de sistema que são especialistas. Fornecedores que entendem seu ramo de varejo (móveis, eletro, material de construção, calçados, roupas, material de escritório, etc);
Demonstração - veja o sistema. Peça para o fornecedor passar por todos os processos críticos. Em alguns casos recomendamos inclusive uma "prova de conceito", passando por todos os pontos e demonstrando os itens críticos (critérios) que foram levantados acima;
Referências - pesquisa referências, não se dê por satisfeito em saber quem são os principais Clientes. Converse com eles;
Evidências de Entrega - entenda como o fornecedor fará a entrega do sistema. Que testes serão feitos, como será o treinamento, que documentos serão entregues e principalmente como ele irá conferir se tudo está funcionando;
Contrato - faça um bom contrato que garantam deveres e direitos para as duas partes;
Gestão de Projeto - exija gerenciamento do projeto para que os prazos e custos sejam corretamente gerenciados.

Enfim, é uma tarefa árdua. Mas acreditamos que possa ser feita com um mínimo de sucesso e atender ao objetivos que uma empresa tem ao implantar um ERP.

Caso tenha dúvidas de como escolher um sistema ERP, e tenha obviamente recursos a disposição, muitas consultorias independentes conduzem projetos de seleção de software.

Apesar de ser um custo a mais, nada melhor do que ter alguém especializado ajudando. Não abra mão, contudo, dos itens citados neste breve relato.

Confira em nosso blog: Como um ERP pode ajudar no gerenciamento de sua loja

O Nérus é um sistema ERP para varejo extremamete completo. Desenvolvido por varejistas, contempla as principais funcionalidades necessárias para a gestão do varejo.

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