como fazer um controle de estoque eficiente

Importantes dicas de como fazer um controle de estoque eficiente

Importantes dicas de como fazer um controle de estoque eficiente 600 300 Marcos Nannetti

Quer saber como fazer um controle de estoque eficiente?

Pessoas, Processo e Tecnologia. Entenda porquê estes três componentes se tornam a base de uma real eficácia na gestão do estoque.

Neste post você vai ver o que levar em conta sobre estes três pontos e como gerenciar um estoque.

Veja também: Você vende o que compra, ou compra o que vende? Aprenda como planejar um estoque

Como fazer um controle de estoque eficiente

A gestão de estoques é, sem dúvida alguma, uma dos maiores focos de preocupação dos gerentes e analistas de logística.

Quando a informação não é confiável, é desencadeado um preocupante e desgastante processo interno. Ele afeta o planejamento de vendas e de produção e também a relação entre os diversos departamentos envolvidos.

Que sabe como funciona controle de estoque entende que não alcançará bons indicadores de acuracidade apenas realizando o inventário físico geral.

Na verdade, indicadores acima de 97% somente serão obtidos com a prática do inventário cíclico ou rotativo.

Abaixo, recomendo algumas medidas para manter seus estoques sob controle, que passam necessariamente pelo trinômio: pessoas – processos – tecnologia.

Não há como fazer um controle de estoque eficiente de forma efetiva abordando apenas um dos três componentes dessa fórmula de sucesso.

É imprescindível trabalhar as três frentes simultaneamente. Sem isso, não há como gerenciar um estoque.

Como gerenciar um estoque com eficiência: os 3 pilares

1- Pessoas

Quem é responsável pelo inventário na sua empresa? Você conta com uma equipe dedicada para essa finalidade ou utiliza parte do horário de sua equipe operacional (conferentes, operadores de empilhadeira, pickers e auxiliares operacionais) para as contagens?

Muitos argumentam que ter um efetivo dedicado apenas às contagens representa um custo (ou despesa) desnecessário. Será?

Para efeito comparativo não considere apenas a diferença entre o físico e o contábil, mas também:

  • o impacto em vendas gerado por pedidos incompletos ou entregas não realizadas;
  • diminuição na receita em função da perda de Clientes;
  • avarias;
  • gastos com re-entregas;
  • indenizações na justiça; penalidades financeiras impostas pelos Clientes;
  • horas paradas na linha produtiva;
  • custos com setups em maquinários;
  • as horas perdidas nas intermináveis reuniões de “caça aos culpados” e na preparação e resposta aos inúmeros e-mails internos.

Por outro lado, é muito difícil manter pessoas exclusivamente dedicadas a contagem motivadas por muito tempo.

Trata-se de uma tarefa rotineira e desgastante, devido às interações com outros profissionais e departamentos. Daí a importância de vincular desempenho a premiações em dinheiro. Nesse caso, em particular, os resultados alcançados são excepcionais. Não tem como fazer um controle de estoque eficiente sem motivar e engajar os funcionários.

Mulheres praticam melhores contagens do que os homens, dado o seu cuidado e nível de detalhe. O ideal, é claro, não é ter uma equipe apenas de homens ou mulheres, mas uma equipe mista, contrabalançando o que cada um tem de positivo.

Confira: Crise ou a má gestão? Veja um exemplo de controle de estoque mal feito e decida o que leva a isso

2-Processos

Muitas empresas acreditam ter implantado uma sistemática de inventário rotativo, ao realizar contagens semanais ou mensais. Na verdade, o inventário rotativo é realizado diariamente, com base em critérios previamente estabelecidos. Normalmente em função da classificação do item na curva ABC em função de volume, giro ou popularidade.

Entenda a curva ABC:
  • Itens “A” devem ser contados com maior freqüência, podendo ser diário, semanal e no mínimo mensal.
  • Itens “B” podem ser contados de 4 a 12 meses por ano, em freqüências que variam desde um mínimo mensal até um máximo trimestral.
  • Os itens “C” são normalmente contados de 1 a 3 vezes por ano.

Dependendo da quantidade, podem ser desdobrados em uma outra classificação, conhecida por “D”. Ela representa 40% a 60% dos itens que respondem por apenas 1% a 3% da movimentação total. Por isso, esses itens “D” podem ter uma freqüência de contagem anual.

Portanto, quem quer saber como fazer um controle de estoque eficiente, precisa usar a curva ABC.

Definida a freqüência, outra importante decisão refere-se à forma de contagem: normal ou cega?

A contagem normal é a preferida do pessoal operacional, mas não previne a má fé dos contadores. A contagem cega normalmente não conta com a adesão do pessoal e é mais lenta, portanto, teremos menos itens sendo contados quando comparado com a contagem normal.

Ambas têm vantagens e desvantagens, por isso, é importante ter muito claro quando e em qual situação utilizar uma ou a outra.

Defina indicadores confiáveis

Para garantir indicadores ainda mais confiáveis, algumas empresas adotam auditorias paralelas. Assim, realizam, por exemplo, auditorias de endereços, auditorias de posições vazias, auditorias de materiais devolvidos, etc.

Seja qual for a sistemática de contagem adotada, é importante que os processos estejam formalizados e que sejam de conhecimento de todos os integrantes da equipe operacional. Também é importante definir as responsabilidades de cada cargo ou função no processo de inventário.

Da mesma forma, também recomendamos que pelo menos três indicadores de desempenho sejam utilizados para a gestão do processo, envolvendo:

  • o % de boas contagens;
  • as diferenças líquidas ou absolutas em quantidades;
  • as diferenças líquidas ou absolutas em R$.

Por fim, o processo de inventário rotativo exige a realização de investigações a cada erro encontrado.

Sua equipe está capacitada na utilização de ferramentas como PDCA, 5W2H, DMAIC, etc.?

Leia também: Você sabe como evitar ruptura de estoque? Confira nossas dicas

3- Tecnologia

Sistemas devem ajudar e não atrapalhar. Sistemas devem ser flexíveis para se ajustar à melhor configuração de processos e não ao contrário. Por isso, não podemos (ou devemos) adequar os processos a um “engessado” e complexo sistema.

A isso chamamos “aderência”.

Seus sistemas informatizados são aderentes aos processos?

Análise cuidadosamente as funcionalidades relacionadas ao processo de gestão do inventário.
Seu sistema gera uma relação diária de itens a serem contatados, levando em consideração a curva ABC?

Se por algum motivo o item não foi contado, o sistema informa a pendência existente?

O sistema auxilia no cálculo dos indicadores de desempenho relacionados à gestão do inventário ou isso tem que ser realizado paralelamente, em planilhas Excel?

Se o item alterar a classificação na curva ABC, isso é atualizado automaticamente ou é preciso alterar o status do item em seus parâmetros gerais?

Avalie a solução existente e compare com as alternativas de mercado. Pode ser que venha a valer a pena ter uma ferramenta WMS – Warehouse Management System especializada.

Saiba mais: 5 passos rotineiros para um estoque preciso

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