Um projeto pode ser bem trabalhoso. E nada pior que iniciar um projeto de software, se dedicar a ele e, ao final, perceber que ele não deu certo.
Se você quer saber como gerenciar um projeto de software e evitar que isso aconteça, precisa estar atento a alguns erros comuns que colocam os projetos em risco.
Por isso, selecionamos 10 exemplos de riscos de um projeto de software. Fique atento à eles e evite que todo seu trabalho e de sua equipe vá por água baixo.
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Antes de iniciar um projeto desse tipo é preciso definir o escopo do projeto de software - aquilo que se pretende efetivamente realizar - além de se basear em algumas premissas.
Premissas de um projeto são condições e hipóteses que se acredita como verdadeiras, antes de iniciar o projeto. Alguns exemplos de premissas de um projeto de software pode ser a linguagem de programação usada ou a infraestrutura de TI disponível.
Mas essas são apenas algumas providências importantes. Mesmo seguindo todas as boas-práticas à risca, muitos fatores podem por um projeto em risco.
Confira nossa seleção de exemplos de riscos de um projeto de software.
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Diversos gerentes de projeto durante sua carreira vão desenvolver complexos e completos cronogramas e dificilmente vão atualizá-los ou mesmo consultá-los.
Diferente do que muitos pensam, monitorar e controlar vai muito além de fazer um cronograma e atualizá-lo. Consistência, rigor e método são requisitos essenciais e muitas vezes não são aplicados. A falta de um acompanhamento sistemático atrapalha muito.
Não existe uma forma mais eficaz de iniciar um projeto do que juntar todo o time para validar seu planejamento. Não existe nada mais grave do que iniciar um projeto sem que todos os envolvidos entendam seu papel, quais os objetivos individuais e coletivos e com quem deverão trabalhar.
Esse é um dos exemplos de riscos de um projeto de software mais comuns, infelizmente.
Indispensável dizer que o projeto deve ser vendido a todos os envolvidos. Pois qualquer projeto irá encontrar inúmeros obstáculos para a sua execução. E, assim, se já será difícil com todos apoiando, imagine o que pode acontecer se as pessoas começarem a contribuir negativamente para o sucesso do projeto.
Comunicação interna continua sendo uma arte e uma reunião bem conduzida pode ajudar muito!
Confira este infográfico que mostra como fazer boas reuniões:
Fonte: Siteware
Não deixe a sorte escolher seu gerente de projeto!
Em especial para projetos de gestão ou implantação de sistemas complexos, a capacidade de liderança, negociação, conhecimento geral da empresa e dos processos e muita organização são essenciais.
Não se trata de um gênio, mas de uma pessoa que conheça os envolvidos e seja respeitada por elas. Além disso, precisa ter a capacidade de demonstrar a importância das ações coordenadas do grupo para alcançar um determinado objetivo.
Escolha com cuidado.
Já vimos projetos terem sucesso sem nenhuma estrutura robusta e outros muito bem controlados entrarem em parafuso. Claro que quanto melhor as ferramentas e controles, melhores as chances de sucesso, contudo, a cultura da empresa sobre projetos é um fator crítico. Porquê? Simples, atenção e risco.
Quem se envolve no projeto precisa de um grau de atenção maior e por isso o risco envolvendo projetos é proporcionalmente maior. Contudo, infelizmente, a rotina tem precedência sobre o projeto, afinal a empresa não pode parar. E isso é ainda mais sentido no varejo que vive bastante preso a operação e as datas comemorativas. Logo, vez por outra, as empresas investem muito dinheiro em sistemas, consultoria e tempo do pessoal interno para melhorar o dia a dia.
Todo esse investimento sem a atenção dos gestores e diretores não faz sentido. Para que esse investimento tenha retorno a direção da empresa precisa apoiar e incentivar incondicionalmente o projeto.
Todo projeto é único e, portanto, envolvido em "incertezas". Quando tentamos qualificar e quantificar estas incertezas, chamamos isso de risco. É uma responsabilidade do gerente do projeto antecipar o que pode dar errado.
Uma vez identificados estes riscos então ele e seu time devem decidir como responder a estes fatores. Deixar simplesmente ao acaso, significa aceitar os riscos e depois buscar culpados.
Além dos exemplos de riscos de um projeto de software que você está conferindo, sempre é bom conhecer metodologias criadas para gerenciar riscos. Acompanhe este vídeo da Resultar Gestão e saiba mais sobre o assunto:
Estimativas são muito frequentemente "chutadas" pelos membros do projeto. Eles estão tentando calcular a duração das tarefas baseados em quanto tempo elas irão tomar.
Estimativas erradas podem levar a falhas no cronograma e são um doa maiores exemplos de riscos de um projetos. Registros históricos mantidos com cuidado podem ajudar muito a reduzir este problema.
Se não houver qualquer histórico, invista tempo para quebrar as tarefas em unidades mensuráveis, sequencie-as, peça para os envolvidos estimarem e - aí sim - calcule.
As técnicas não resolvem totalmente, mas apenas "chutar" agrava a situação. Debata, envolva, discuta os riscos.
Algumas poucas horas discutindo o cronograma com profissionais mais experientes podem reduzir e muito as frustrações futuras.
Patrocinadores investem tempo e dinheiro na maioria das vezes para o bem e para o mau. É responsabilidade do gerente do projeto manter os patrocinadores atualizados e a uma distância segura.
Ou seja, evite os excessos, deixar o patrocinador pouco ou muito envolvido, pode levar à frustrações.
Os problemas são o dia a dia de qualquer projeto, se o patrocinador é envolvido nos detalhes, ele tende a se frustrar. Por outro lado, se não tiver as informações que precisa, não se envolverá o suficiente e também vai acabar frustrado.
Conheça o patrocinador, comunique-se com mais frequência para diminuir a ansiedade dele ou, caso a situação do projeto exija, estabeleça uma frequência (quinzenal, mensal) e a mantenha!
Assim, aumente a distância caso o patrocinador não exija detalhes demais. Contudo, COMUNIQUE-SE SEMPRE! Ele está pagando e deve saber o que está ocorrendo.
Muitas pessoas em um projeto vão conhecer o gerente de projeto somente por seus comunicados. E também vão conhecê-lo pela sua voz através do telefone ou mesmo pela qualidade dos e-mails que ele escreve.
Se o gerente do projeto não é um comunicador eficaz, claro e objetivo, problemas e confusões ocorrerão frequentemente. Por isso, capriche nos comunicados, conferências, palestras e e-mails.
Use padrões e templates que facilitem o entendimento do time e de pessoas externas. Textos longos, gráficos esquisitos e complexos, palestras longas e entediantes são uma boa receita para o caos.
Evite isso! Capriche, ensaie, recolha feedbacks. Para unir pessoas o primeiro passo é saber se comunicar.
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Em especial nas empresas de médio e pequeno porte, os projetos acabam gerando alguma sobrecarga de trabalho.
Contudo, se não houver um mínimo de cuidado, as tarefas simplesmente não serão realizadas e um "não deu tempo" será ouvido.
"É... não deu tempo, vou fazer amanhã" não resolve!
Adiamento atrás de adiamento significa mais custo, mais risco e mais insatisfação de todos, em especial dos patrocinadores.
Falta de escopo de escopo em um projeto de software é o caos garantido!
Muitas vezes ouvimos "sabemos o que temos que fazer para entregar"! Isso é mentira ou simplesmente preguiça.
Por que? Simplesmente pouquíssimos projetos tem um escopo bem "definido e declarado" e por isso dificilmente as pessoas sabem o que precisam fazer.
O que se espera do projeto é o escopo do produto e o que precisamos fazer é o escopo do projeto (ou de trabalho).
Uma vez definido o projeto evite mudanças substanciais e acréscimos ao projeto, isso aumentará o tempo e o custo do projeto.
Insista em fazer o que foi proposto e após finalizado, aí sim, crie outro projeto para melhorar ou incorporar outras funcionalidades. O ótimo é inimigo do bom!
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