Muitas vezes encontramos comerciantes queixando que a situação não está boa. Apesar de trabalharem bastante e do esforço empreendido em anos de dedicação quase integral à empresa, não conseguem ser remunerados como deveriam. A pergunta que a grande maioria tem é: onde está o dinheiro? Se as vendas estão boas, as despesas não subiram tanto assim, não deveria sobrar mais dinheiro do que efetivamente tem sobrado?
Esta pergunta não é recente, aliás a criação da contabilidade em meados do século XV foi uma das respostas a esta pergunta, visto que através da contabilidade conseguimos enxergar o caminho percorrido pelo dinheiro dentro da empresa. De uma maneira muito simplista, podemos dizer que a contabilidade dividiu a empresa em duas grandes contas: Ativo e Passivo.
No Passivo devem estar listados todos os credores da empresa, ou seja, todos aqueles que de alguma forma emprestaram recursos para a empresa. Nesta conta entram os próprios sócios, e os demais credores (fornecedores, instituições privadas, governos, etc). No Ativo devem estar todos os haveres da empresa, portanto retrata a forma que a empresa empregou o dinheiro, ou seja, a maneira que utilizou o dinheiro transformando-o em produtos a serem vendidos, créditos a serem recebidos, máquinas que serão utilizadas na transformação, etc. Assim a contabilidade procurou registrar e demonstrar no seus primórdios, de onde veio o dinheiro e onde este dinheiro está investido.
Por experiência, sabemos que a grande maioria dos empresários brasileiros não gosta da contabilidade ou não a utiliza como fonte de informação para a tomada de decisão e ou gestão dos seus negócios. Junte-se a isto a praticidade do empreendedor que deseja que todas as informações estejam contidas em uma folha de papel A-4 para facilitar a compreensão dos dados, temos um grande desafio: como traduzir os principais caminhos do dinheiro e exibir isto de uma maneira realmente simples e didática para o empresário?
Resumirei nas próximas linhas uma ideia geral e bem ampla do caminho percorrido pelo dinheiro dentro de uma empresa comercial, sabendo de antemão que estarei longe de esgotar o assunto, mas me darei por satisfeito se conseguir iniciar o leitor nos conceitos e idéias gerais desta linha de raciocínio.
As grandes contas onde circulam o dinheiro nas empresas comerciais são:
Para começar suas atividades no varejo, toda empresa precisa de dinheiro ou de crédito para adquirir mercadorias que possam ser comercializadas. Então a primeira grande conta que temos é de “Disponíveis”, ou seja do montante de recursos que possam ser usados para compra de produtos ou para fazer frente a qualquer outra despesa que seja necessária pela empresa para transformar o disponível em negócio.
Esta é a primeira porta de entrada do dinheiro no sistema. Para transformar o “Disponível” em “Estoques”, que seria o segundo passo em uma empresa de varejo, temos que gastar com fretes, embalagens e antecipação de impostos para ficar no básico. Assim o “Estoque” se torna a segunda grande conta do nosso sistema de comércio.
Sabemos que não basta comprar produtos. Para vender estes produtos, e termos um negócio, é necessário gastar um pouco mais do disponível, pois precisamos de um local, de funcionários, móveis, energia, computadores, sistemas, impressoras e tudo mais o que cerca um varejo tradicional.
Desta maneira após a venda, transformaremos nossos “Estoques” em “Recebíveis”, pois raramente vendemos à vista. Esta nova conta “Recebíveis” se torna então, a terceira grande conta de nosso sistema. Novamente para transformarmos os “Recebíveis” em “Disponíveis” temos que gastar um pouco mais de recursos em cobrança bancárias ou internas, pagamento de impostos, etc.
A soma de todas as “Despesas” necessárias em cada fase da operação será a quarta grande conta de nosso sistema.
Com estes conceitos bem entendidos, fica mais fácil perceber onde pode estar o dinheiro em nosso negócio. Mas para que fique mais claro ainda é importante criarmos mecanismos de controle extremamente rígidos destes 04(quatro) grandes grupos, e através de uma análise criteriosa destas contas começarmos a perceber as relações que existem entre estes grupos. Se apurarmos corretamente, com um mecanismo confiável e a prova de falhas, poderemos dizer com certeza onde está ou foi empregado o dinheiro da empresa, e além disto conseguimos visualizar como nossas ações no dia-a-dia impactam nos números de nossa empresa.
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