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Conheça os benefícios do backoffice na gestão do e-commerce, cuidando da retaguarda da operação para aumentar a rentabilidade e tornar o negócio mais interessante

backoffice

Para muitos empreendedores, a partir do momento que o e-commerce dá certo, as vendas aumentam e seguem o fluxo correto, a atenção volta-se para a operação. Neste ponto, os empreendedores já dominam o processo de vendas, já conhecem o canal certo, a mensagem correta, a oferta que desperta interesse, mas é preciso avaliar se há capacidade de gestão e entrega até a casa cliente, ou seja, se a empresa suporta e atende de forma satisfatória todo processo e se possui um backoffice eficiente.

É na retaguarda da operação que os empreendedores deverão concentrar esforços para aumentar a rentabilidade e tornar o negócio mais interessante. Há três sinais de alerta através dos quais os empreendedores percebem que alguma etapa não está indo tão bem e precisa de ajustes: 

a) atrasos na entrega;

b) baixa rentabilidade; 

c) processos importantes não executados.

Atrasos na entrega devido a falta de um backoffice

No início de uma loja de e-commerce, geralmente as operações são feitas de forma manual e de maneira informal. Assim, a força de vontade e o esforço para garantir o prazo de atendimento acordado com o cliente é o que faz o e-commerce girar.

No entanto, basta uma data comemorativa ou uma Black Friday para os empreendedores entenderem que precisam ser mais eficientes, ágeis e rápidos em determinada tarefa. Ou, ainda, avaliar se o número de funcionários dedicados ao negócio acompanha o crescimento das vendas. 

Desta forma, ter um processo formal, fácil de explicar, simples de executar e com automação para evitar erros passa a ser essencial. Com isso, conseguimos dar velocidade na preparação dos pedidos e, assim, evitar o crescimento de custos desnecessários na operação.

Por isso, ter um backoffice de e-commerce auxilia na automatização dos processos existentes ou mesmo com a implantação de processos já testados e aprovados por outros e-commerces.

O mais importante neste ponto é que a automatização substitui o conhecimento necessário de um operador treinado. Ou seja, através de um processo quase robótico e simples de ensinar, uma pessoa pode aprender a separar, embalar, conferir, colar a etiqueta e a nota fiscal na caixa de forma muita rápida. Com isso, estará adaptada à tarefa em poucas horas.

Após ter processos de e-commerce mais importantes automatizados, fica mais fácil construir um dashboard de indicadores com: percentual de pedidos perfeitos (entregues no prazo e sem erros), tempo por  minuto de cada fase do processo, quantidade total de pedidos separados e despachados por dia, operador e turno etc.

Com estes indicadores em tempo real, os empreendedores já conseguem ter uma visão de sua capacidade total instalada, localizar os gargalos da operação e saber em qual fase se deve aprimorar para buscar a excelência.

Baixa rentabilidade

Quando as vendas estão boas, mas o dinheiro não aparece no caixa da empresa, duas coisas podem estar acontecendo:

  1. “Descasamento” entre o recebimento das vendas e o pagamento dos fornecedores;
  2. A margem de contribuição dos produtos está aquém do necessário para pagar os custos fixos da empresa e ainda obter lucro.

Assim, ter uma gestão de fluxo de caixa eficiente e um indicador de margem de contribuição, seja por canal de vendas ou  por fornecedor, é essencial para que os empreendedores entendam qual dos problemas acima eles estão vivendo. Um possível problema é a revenda de produtos de terceiros, em que a margem de contribuição (MC) deficitária é o principal problema da baixa rentabilidade. 

Desta forma, trabalhar corretamente para aumentar a MC é tarefa que não pode ser negligenciada e requer uma sofisticação por parte dos empreendedores. 

Criar uma estratégia com vários anúncios diferentes, preços competitivos por canal, explorar promoções com frete grátis, criar kits contendo mix de produtos com margens diferenciadas e sempre testar coisas novas e criativas deve entrar na rotina dos empreendedores. É desta forma, que acontece a diferenciação frente à concorrência.

Aqui, mais uma vez, o backoffice irá auxiliar na gestão e acompanhamento dos indicadores em tempo real. Assim como na possibilidade de criar ações promocionais que façam sentido para o negócio.

Outros processos importantes não executados

É comum visitarmos prospects, e até clientes, que deixam de realizar processos importantes na gestão de um e-commerce e que ficam esquecidos até os processos apresentarem falhas e comprometerem as vendas do dia,  da semana ou até meses.

Diante dos imprevistos, os empreendedores voltam seus esforços para os processos, que devem ser realizados constantemente. Entre eles: 

  • Inventário rotativo constante;
  • Conciliação de recebimentos dos marketplaces;
  • Conciliação das contas correntes;
  • Gestão e controle das antecipações;
  • Gestão da assistência técnica (produtos devolvidos)

A maioria dos processos descritos acima não são comuns em uma operação que está se iniciando. Afinal, são processos que demandam tempo e dedicação para serem executados.

Além disso, requerem mão de obra especializada. Alguns empreendedores têm dificuldade de enxergar as vantagens competitivas e o retorno destes processos. 

No entanto, empreendedores que optarem por não trabalharem em cima dos processos correm o risco de terem falhas na gestão do seu e-commerce.

Desta forma, a melhor solução é a profissionalização do seu negócio através de um backoffice, que irá manter a operação saudável e em pleno funcionamento.

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